Strona główna » Poradnik » Jak przygotować się do przeprowadzki biura?
przeprowadzki biura

Jak przygotować się do przeprowadzki biura?

Przeprowadzka biura powinna być zaplanowana w czasie na tyle, aby nie destabilizowała pracy biura. I aby jej skutki wpływały jedynie minimalnie na zaburzenie rytmu pracy firmy. Im większe biuro tym trudniej jest je przeprowadzić w krótkim czasie, dlatego można rozważyć przeprowadzkę na raty, częściową. W ten sposób można uniknąć chaosu. W przypadku mniejszych biur lepiej jest zaplanować wyłączenie pracy biura na dzień lub dwa, które poświecić należy na zorganizowanie przeprowadzki. Wspomnieć warto, iż przygotowania do przeprowadzki biura zacząć należy dużo wcześniej.

Sukcesywne pakowanie i porządkowanie

Każda przeprowadzka biura to doskonała okazja do archiwizacji. Pozbycia się zbędnych dokumentów, uporządkowanie zawartości szaf biurowych itp. Co do zasady w biurach do spakowania są dokumenty oraz sprzęt elektroniczny, jak i drobne akcesoria. Każdy pracownik powinien zadbać o należyte spakowanie własnych narzędzi pracy. Dokumentów i ich należyte opisanie, by uniknąć zgubienia w transporcie lub zniszczenia. Jeśli w biurze przechowywane są dane osobowe lub informacje chronione tajemnicą należy wdrożyć na czas przeprowadzki biura szczególne procedury przewidziane przepisami prawa.

Demontaż mebli i wyposażenia

Poza elementami takimi jak dokumenty, telefony, komputery, czy rośliny nie można zapomnieć, że biuro to również wykładzina, rolety, meble. Czasem rozmaite tablice ścienne czy oświetlenie. Elementy wymagające demontażu. Zwykle do demontażu tego typu wyposażenia nie są uprawnieni pracownicy, co komplikuje przeprowadzkę. Mimo wszystko należy zadbać, aby pracy w tym zakresie w dniu przeprowadzki było jak najmniej i przebiegała jak najsprawniej. Dla usprawnienia ruchu w wyznaczonym czasie na przeprowadzkę biura dobrze jest ograniczyć ilość obecnych pracowników. By nie wprowadzać tłoku i chaosu. Kluczowy jest w takich sytuacjach plan przeprowadzki z podziałem na role i zadania, za które są odpowiedzialne poszczególne osoby. Trzymanie się planu pozwala zrealizować przeprowadzkę bez stresu, opóźnień i problemów.

Polecamy: Jak spakować garnitury i suknie podczas przeprowadzki

Przygotowanie do przeprowadzki biura

Jeśli biuro jest dobrze przygotowane do przeprowadzki, transport przebiega szybko i sprawnie. Podstawą jest kwestia spakowania dokumentów do kartonów. Drobiazgów w pojemniki i kartony zbiorcze właściwie opisane. Jak też zdemontowanie sprzętów biurowych i ich zabezpieczenie przed uszkodzeniami. Solidne kartony umożliwiają spakowanie po kilka do kilkunastu segregatorów w jednym kartonie, co przyspiesza przenoszenie zawartości biura. Pomocne mogą być również kosze i plastikowe pojemniki magazynowe, zwłaszcza na materiały biurowe, lampki i inne akcesoria. Przydatnymi materiałami wspomagającymi przeprowadzkę są folie bąbelkowe, piankowe, ale też folie stretch i taśmy klejące, elementy kartonowe, styropianowe. Część pojemników można wypożyczyć z firm przeprowadzkowych, chociaż większość ma charakter jednorazowy. Dzięki nim można zabezpieczyć kartony przed otworzeniem się. Pojemniki przed wysypaniem, wywróceniem a rozmaite sprzęty, w tym meble biurowe przed uszkodzeniami.

Kiedy wszystkie opakowania zbiorcze są opisane ich zawartością ich właścicielom rozładunek również idzie szybko i sprawnie. Nie trzeba każdego kartonu rozpakowywać i sprawdzać zawartości. W przypadku gdy wyposażenie biura jest takie samo na wielu stanowiskach podpisanie biurka, krzesła, komputera usprawnią odnalezienie właściciela i trafienie na właściwe miejsce.

Leave a Comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Przewiń do góry